Сізге ұнаса да, қаламасаңыз да, көмек пен көмек сұрамай әрекет ету мүмкін емес. Кішігірім немесе ірі компанияда жұмыс істесеңіз де, сіз басқа ұйымдардың көптеген басшыларымен және қызметкерлерімен, әріптестеріңізбен немесе жұмыс берушілеріңізбен, серіктестеріңізбен және клиенттеріңізбен өзара әрекеттесуге міндеттісіз. Сонымен бірге сіз жиі электрондық поштаны пайдаланып іскерлік және жеке хат алмасуды жүргізесіз.
Әрине, бұл үшін дәлелді себеп болған жағдайда ғана сұраныс хат жазылады: ақпарат, құжаттар, материалдық көмек, кез келген іс-әрекет қажет. Сондықтан оның мәтіні сәйкес болуы керек. Ол мәселенің мәні мен оны шешу жолдарын, тілегін немесе талабын анық жеткізуі керек. Мұндай хаттарда эмоцияларды шашыратуға жол берілмейді, олар іскерлік хат алмасуды айтпағанда, оны ең жақын адам оқыса да, ұстамды болуы керек. Бұл күлкілі, бірақ өз уақытында этикет ережелерін зерттемеген тілшілердің көпшілігі бұл қатені жіберіп, мәтіндерге былай деп жазады: «Шұғыл! Біз талап етеміз! Қатаң!» Сондықтан, жиі мұндай шамадан тыс эмоционалды өтініш хат күтілетін реакцияны алмайды, бірақоны алған адам жай ғана елемеді.
Мұндай болмас үшін жазуды бастамас бұрын негізгі сұрақтарды қойыңыз: «Бұл не үшін?», «Қандай нәтиже алу керек?» Осыдан кейін негізгі фразаны тұжырымдау оңайырақ болады, мысалы: «Мен сізден жобаны қаржыландыруды сұраймын …», «Мен сіздің қатысуыңызға сенемін …» Бір өтініш хатта бірнеше өтініш немесе ұсыныстар болуы мүмкін. бір рет, содан кейін тиісті сөздер қосылады, мысалы: біз үміттенеміз…», «Осымен бірге…», «Сонымен бірге, біз… бойынша көмек сұраймыз».
Ешбір жағдайда қарапайым сыпайылық ережелерін елемеуге болмайды, сондықтан бұл жеке немесе іскерлік хат екеніне қарамастан, сұрау дұрыс көрсетілуі керек. Оның алушысын қаншалықты ұнатсаңыз да, ұнатпасаңыз да, қаламмен (пернетақтада) жазылғанды балтамен кесуге болмайтынын есте сақтаңыз. Сонымен қатар, кез келген хабарламаны адресат қана емес, оның әріптестері, туыстары, достары да оқи алады. Неліктен өзіңізді және басқаларды ұятқа қалдырасыз?
Әдептілік ережелерінде, сондай-ақ іскерлік хат алмасу ережелерінде сұхбаттасушымен амандаса білу өте маңызды. Тіпті дүңгіршекте сатушы болып жұмыс істей отырып, жатақхананың осы маңызды элементінсіз біреуді қалдыруға болмайды, әсіресе біреудің көмегіне жүгіну. Сондықтан әрбір өтініш хат қысқа да құрметпен сәлемдесумен басталып, жақсы тілекпен және сыпайы қоштасумен аяқталуы керек, оны оқығаннан кейін:адресат, тіпті ол сізді жеке танымаса да, оның истерикалы адаммен емес, өзін басқаратын адаммен айналысатынын түсінеді.
Сұраныс хаты құрылымдық тұрғыдан қалай көрінетінін қысқаша елестетіп көрейікші? Мысалы: сәлемдесу, жағдайдың қысқаша сипаттамасы, сұрақ пен өтініштің мәні, көмекке үміт білдіру, сыпайы қоштасу.
Өмірімізде күн сайын өз іс-әрекеттеріңізбен, іс-әрекеттеріңізбен өз еркіңізбен немесе байқаусызда өзіңізге бедел жасайсыз. Сіз жазған хаттар - бұл өмірлік процестің өте маңызды бөлігі.
