Құрылтайшылар жиналысының хаттамасы коммерциялық немесе коммерциялық емес ұйымды құру туралы шешім қабылданған кезде талап етіледі. Әдетте, ол екі немесе одан да көп қатысушылар болған кезде жасалады. Құрылтайшылар жиналысының мұндай хаттамасында ұйымды құру туралы шешімнен басқа жарғылық капиталға салынған материалдық құндылықтарды бағалауды бекіту де болуы мүмкін. Мысалы, жабдық, жиһаз, ғимарат, шикізат, патент және т.б. Ол құрылтай құжаты болмаса да, ресімделуі керек.
Болашақта бұл құжат ұйым басшысының құзыретінен тыс мәселелер туындаған кезде оны басқару үшін қажет. Олар (өкiлеттiктер) жарғыда, директор туралы ережеде, еңбек шартында белгiленедi. Сонымен қатар, серіктестік директорын тағайындау үшін құрылтайшылар жиналысының хаттамасы да қажет. Ұйымның қызмет етуінің бастапқы кезеңінде екі ұғымның белгілі бір сәйкестігі болады. Атап айтқанда, құрылтайшы мен қатысушы бір адам. Болашақта (акцияларды сатқанда) бұл сәйкестік жоғалады. Сондықтан бұдан кейінгі құрылтайшылар жиналысының хаттамасы басқаша аталу керек.
Болашақта қатысушылар шешімдердің жеткілікті кең ауқымын қабылдай алады. Олардың барлығы, әдетте, ЖШҚ хаттамасында жазылуы керек. Атап айтқанда, бұл жарғылық капиталды ұлғайту, пайданы бөлу, ұйым директорының жұмысына ақы төлеу, ірі көлемде несие алу, серіктестік қызметін реттейтін бірқатар құжаттарды бекіту, облигациялар шығаруға қатысты мәселелер болуы мүмкін., қайта ұйымдастыру.
Кездесу хаттамасының пішіні бірнеше қажетті мәліметтерді қамтуы керек. Болашақта олардың болмауы кейбір іс жүргізудегі жағдайды бағалаудың объективтілігіне кері әсерін тигізуі мүмкін. Біріншіден, құжаттың тақырыбы, ондағы серіктестіктің атауы жарғыға толық сәйкес келуі керек. Сонымен қатар, нөмір мен күн болуы керек. Бұл, әсіресе, егер бір шешім басқасының ұстанымын өзгертсе, өте маңызды. Сондай-ақ жиналыс өтетін орынды (қала немесе басқа елді мекен) көрсету керек.
Тақырыптан кейін әдетте іс-шараға қатысқан қатысушылар (құрылтайшылар) тізімделеді. Егер олар жеке емес, олардың өкілдері болса, онда сенімхатқа сілтеме жасау, оның деректемелері мен нотариалдық мәліметтерді жазу қажет. Толық аты-жөні де көрсетілген. хатшысы (осы ұйымдағы оның қызметі). Одан кейін отырыстың күн тәртібіне келеді. Оның сұрақтары әдетте маңыздылығына қарай тізілген.
Келесі хаттаманың әкімшілік бөлігі. Оның бөлімдерінің саны күн тәртібіндегі мәселелердің санына сәйкес келеді. Олардың әрқайсысы, егер бар болса, негізгі баяндамашының сипаттамасын қамтиды.толықтырулар (өзгертулер), олардың мәні мен толық атауы көрсетіледі. оларды кім ұсынды. Содан кейін қатысушылардың дауыс беруі туралы мәліметтер шығарылады. Нәтиже - шешім. Бір мағыналы сөйлеу үшін ол анық, түсінікті және көркем сөз тіркестері жоқ болуы керек. Хаттамаға барлық қатысқан қатысушылар (құрылтайшылар), төраға және хатшы қол қояды.
