Жоба қызметі қолда бар ресурстардың арақатынасын, уақыт пен түпкілікті өнімнің сапасын барынша тиімді пайдалануға мүмкіндік береді. Құзыретті жоспарлаудың көмегімен жобаның өмірлік циклінің әрбір кезеңінде кез келген уақытта түзетуші басқару әрекеттерін уақтылы жүзеге асыруға болады. Тиісті әдістемені қолдану техникалық құжаттаманы дайындаудың жалпы құнын, іске асырудың орташа ұзақтығын алдын ала есептеуге және әрбір кезеңде жауапты тұлғаларды анықтауға мүмкіндік береді (ОБС құрылымы, ЖЖҚ матрицасы). Жұмыстардың толық тізбесін дұрыс жоспарлау (жобаның WBS негізін құру) және оларды жүзеге асыру реттілігін (PDM желісін бейнелеу) дұрыс жоспарлау маңызды. Тапсырмалар тізбегін алдын ала анықтау керек, олардың орындалу барысын барынша мұқият бақылау керек. Олардың резерві болмағандықтан, оларды іске асырудың жалпы ұзақтығы жобаның жалпы ұзақтығын анықтайды (критикалық жол әдісіне сәйкес).
Басқаруды айтарлықтай жеңілдетуге жауапкершілік матрицасы (немесе сызықтық) сияқты құрал көмектеседі.кесте). Ол алдын ала әзірленген WBS құрылымы (орындалатын жұмыстың иерархиялық негізі) және OBS құрылымы (орындаушылар бойынша ұйымдық құрылым) негізінде құрастырылған. Ол жауапкершілік принципін енгізу арқылы көшбасшылықты жүзеге асыру үшін қолданылады (Principle Responsibility).
Бағдарламада қамтылған тапсырмалардың әрқайсысын тиісті мамандарға сәйкес жекелендіру қажет. Жоба үшін жауапкершілік матрицасы жасалады - бұл жоспарланған қосылыстардың көрінісі (көбінесе - графикалық). Ол WBS және OBS құрылымдарының қатынасы негізінде кесте түрінде бейнеленген. Содан кейін бірінші матрицаның тік жолдары ретінде, ал екіншісі көлденең бағандар ретінде көрсетіледі. Әрбір WBS элементі үшін оның орындалуын үйлестіретін қызметкер анықталады. Сәйкес белгі екі компоненттің қиылысында қойылады.
Жауапкершілік матрицасы, егер дұрыс орындалса, төменгі деңгейдегі иерархиялық құрылымдағы әрбір сілтеменің орындалуын кім басқаратыны туралы түсінік беруі керек. WBS элементтерінің кез келгенінің орындалуына тек бір адам жауапты болуы мүмкін. Бірақ жұмыстың бірнеше құрамдас бөлігінің барысын бір адам басқара алады.
ЖЖҚ – осылайша жобаның жауапкершілік матрицасы (Responsibility assignment matrix) қысқаша белгіленеді – кесте түріндегі есептілік пен жауапкершілікті бөлу. Жақсы ұйымдастырылған бағдарлама үшін кез келгенін орындау ережесін сақтау керекмақсаттарды белгілі бір басқару органы басқарды. Мысалы, жоба менеджері – миссия (барлық тапсырмалар), жауапты орындаушылар – жеке элементтер және т.б. Шын мәнінде, осылайша мақсат ағашы салынады. Ол идеяны жүзеге асыру сеніп тапсырылған құрылымды бөлу тәртібіне сәйкес болуы керек. Жоспарланған жұмысқа тартылған барлық тұлғалардың функционалдық міндеттері жауапкершілік матрицасы арқылы анықталады. Ол тапсырмалар жинағын анықтауға қызмет етеді және адамдар олардың орындалуына жеке жауап береді.
Арнайы бағдарламалық құрал жобаны дайындауды жеңілдетеді. Оның көмегімен сіз WBS және OBS құрылымдарын, кезеңдері бойынша ұйымдастырумен жұмыс тізімдерін жасауға және әлдеқайда жылдам басқаруға болады. ЖЖҚ жауапкершілігінің бірдей матрицасы жасалған, бірақ егжей-тегжейлі түрде. Осылайша, артық күш жұмсамай, сәйкес бағдарламалық пакеттерде қажетті кестелерді алуға болады. Сондай-ақ, қажет болған жағдайда, олардың жаңартылған графикалық дисплейін бір уақытта ала отырып, жобадағы кез келген деректерді жылдам өзгертіңіз.
