Отырыстың хаттамасы осы іс-шараның барлық маңызды шешімдерін көрсететін құжат болып табылады. Оның мағынасы жағынан да, орындалуы жағынан да дұрыс емес құрастырылуы оны жиналысқа қатысушылардың дауларына әкелуі мүмкін. Сонымен қатар, егер өндірістік жиналыстың хаттамаларында бұрмаланған мәліметтер болса, дұрыс емес басқару шешімдерін қабылдаудың ықтимал қаупі бар. Қарапайым ұсыныстар жинағы оны дұрыс реттеуге көмектеседі.
Бұл құжаттың мәтіні әдетте екі бөлімнен тұрады: кіріспе және негізгі. Отырыстың хаттамасында (оның бірінші жартысы) іс-шараның негізгі параметрлерінің сипаттамасы: лауазымдары, аты-жөні көрсетіледі. мүшелері, төраға және хатшы. Қатысушылардың біреуінің ерекше мәртебесі болған кезде (шақырылған, сарапшы, бақылаушы және т.б.) бұл да құжатта белгіленеді. Егер жиналысқа көп адам қатысса, онда жиналыс хаттамасында олар туралы деректер болуы мүмкінқұжаттың ажырамас қосымшасы болып табылатын жеке парақ. Кіріспе бөлім қаралатын мәселелердің тізбесін қамтитын күн тәртібімен аяқталады. Оларды маңыздылығы бойынша орналастырған жөн, бірақ сұрақтар тізіміндегі орынға әсер ететін басқа факторлар болуы мүмкін. Мысалы, күн тәртібінің құрылымы оның мәселелерінің бір бөлігінің логикалық байланысына немесе іс-шараға қатысушы тұлғалардың жұмысқа орналасуына байланысты болуы мүмкін. Құжаттың өзі ұйымның (оның бөлімшесінің) фирмалық бланкісінде ресімделеді, ол жиналыстың қашан өткенін көрсету керек.
Негізгі бөлімдегі отырыс хаттамасы кіріспе бөліммен сәйкес келуі керек. Атап айтқанда, оның тармақтары күн тәртібіндегідей тәртіпте жүруі керек. Күн тәртібіндегі әрбір мәселе бойынша ақпаратты тіркейтін мәтінді құру алгоритмі келесідей: «тыңдадым», «сөйледім», «шешім». Хаттаманың бұл бөлігін жазу кезіндегі негізгі ереже ол транскрипт түріне айналмауы керек.
Атап айтқанда, «тыңдаған» тармақшасында мәселе бойынша негізгі баяндамашы кім болғаны, сөзінің соңында не ұсынғаны сипатталған. Спикерлердің айтуынша, оның не ұсынғаны да көрсетілген. Шешім жиналысқа қатысушылардың көпшілігінің түпкілікті ұстанымын бекітеді. Егер ол дауыс беру арқылы қабылданған болса, онда қанша адам қолдаған, қаншасы қарсы болған, сондай-ақ қалыс қалғандар саны көрсетіледі. Талқыланатын мәселелердің маңыздылығына қарай толық атауын келтіруге болады. бір немесе басқа лауазымға ие болған адамдар.
Жиналыс хаттамасын хатшы жасайды, құжаттың өзіне орындаушы және отырысқа төрағалық етуші қол қояды. Оны құрастыру үшін ақпарат көзі қолжазба нобайлары, дыбыс жазу құрылғысының көмегімен жасалған жазбалар, транскрипттер болып табылады. Егер отырыс барысында анықталған мәселелерді шешу үшін отырысқа қатыспаған жоғары тұрған лауазымды тұлғаның өкілеттігі қажет болса, осы басшының шешімдерді бекітуі қосымша көзделуі мүмкін. Қол қойылған және тіркелген хаттама сұрақтардың бір бөлігі ғана қамтылған лауазымды тұлғаларға бір құжат ретінде немесе үзінді көшірме ретінде жіберіледі.
