Кеңсе қызметкері мен мемлекеттік қызметшіге арналған іскерлік этикеттің негізгі нормалары мен ережелері

2024 Автор: Henry Conors | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2024-02-12 09:47

Сіз жұмысты бастағанда, іскерлік этикеттің негізгі ережелерін сақтай білу кез келген салада кәсіби табысқа жетуге ықпал ететінін және іскерлік қасиеттер сияқты жоғары бағаланатынын түсінесіз. Бұл кез келген командаға оңай еніп, әріптестер мен басшылықтың алдында сенімділікке тез ие болуға көмектеседі, әсіресе іскерлік және зайырлы этикет арасындағы айырмашылықты тез байқап, дұрыс мінез-құлық бағытын таңдауды үйренсеңіз.

Негізгі іскерлік этикет

Кеңседегі немесе мемлекеттік кеңседегі әдептілік сыртта лайықты (әдеттегі) болып саналатыннан біршама ерекшеленеді.

• Егер басшы еркек болса, әйелдер кеңсеге кіргенде оның орнынан тұрады деп күтпеуі керек. Бастықтардың арасында бұл әдеті рефлекс деңгейіне дейін жеткізілген және бөлмеге ханым кірген кезде үнемі тұрып кететін тәрбиелі ер адамдар болғанымен, бұл ерекшелік. Жақсы болсын, бірақ жұмыста зайырлы тон орынсыз. Кеңседе,мемлекеттік мекемеде бірінші болып ер бастық есіктен өтеді, ал сіз іссапарға шыққанда ол бірінші болып көлікке отырады.
• Жұмыс жағдайында «рахмет» және «өтінемін» сөздері «әлеуметтік өмірге» қарағанда көбірек ұнайды. Әріптестеріңізге кез келген, тіпті елеусіз қызметтері үшін алғыс білдіріңіз және қызметкерлердің біріне өтініш жасағанда немесе жай ғана басшылардың бұйрығын жеткізген кезде «сиқырлы сөзді» ұмытпаңыз.
• Әріптестеріңізбен амандасып, күліп қайтарғанда әрқашан күліңіз.
• Адамдармен сабырлы, мейірімді үнмен сөйлесіңіз және жынысына қарамастан оларға назар аударыңыз.
• Егер сіздің алдыңызда есікке дейін бара жатқан адамның құжаттары көп болса, есікті ашу үшін оны басып озыңыз және оған рұқсат етіңіз. Кеңседегі көмек әрқашан кімге ыңғайлы және ыңғайлы болса, сол болуы керек, бірақ ресми қарым-қатынаста сіз сезініп, қолдауыңыз керек нақты иерархия бар. Бұл бастықтардың алдында ұялшақ болу немесе әр сөзге көбірек көңіл бөлу керек дегенді білдірмейді, жоқ, бірақ оған лайықты құрмет көрсету керек.

Іскерлік этикеттің қабылданған ережелері әртүрлі салаларда ғана емес, жеке компанияларда да айтарлықтай ерекшеленуі мүмкін. Дегенмен, кеңсе қызметкерлері де, мемлекеттік қызметкерлер де ұстануға тиісті ережелер бар. Олардың ішінде ұқыптылықты сақтау, киімдегі компанияның имиджіне сай болу, құпияны сақтай білу және жеке мәселелерін жұмыстан тыс қалдыра білу. Осы ережелердің әрқайсысы туралы толығырақ сөйлесейік.

Бәрін уақытында жасау керек

Кеңседегі, мемлекеттік мекемедегі іскерлік этикет ережелері әрқашан жұмысқа уақытында келуді, барлық тапсырмаларды уақытында орындауды талап етеді. Дәл уәде етілген уақытта тапсырылуы тиіс жұмысты кешіктіруге, кешіктіруге жол берілмейді.

Ешқашан іскерлік кездесуді жіберіп алмаңыз, сіздің ғана емес, компанияның беделіне нұқсан келтірмеу үшін оларға ерте келіңіз. Егер кешігіп қалу керек болса, бұл туралы алдын ала ескертіңіз, билік сіздің қайда екеніңізді білуі керек. Барлық істерде ұқыптылықты, ұқыптылықты сақтау мемлекеттік қызметші мен кеңсе қызметкері үшін іскерлік этикеттің таптырмас ережелері, сондай-ақ кез келген білімді адам үшін басқаларға деген құрметтің көрінісі екенін есте сақтаңыз.

Кеңсеге немесе мемлекеттік қызметке қалай дұрыс киіну керек

Үнемі іскерлік киім үлгісін сақтау керек.

• Қызметкердің сыртқы келбеті компанияның имиджіне сай болуы, жағымды әсер қалдыруы керек, ал мемлекеттік мекемеде жұмыс істегенде бұл одан да маңыздырақ.
• Әйелдер тізеден ұзын емес юбка мен көйлек киюге міндетті, тігілген шалбар костюмдеріне рұқсат етіледі. Кеңседе жұмыс істеу үшін блестки, ринстондар бар ашық, жарқыраған түсті киімдерді және тар киімдерді киюге болмайды.
• Ер адамдар іскерлік киім киюге, костюм, шалбар, галстук бар немесе галстуксыз жейде киюі керек. Жұмыс гардеробынан джинсы мен жемпірді алып тастау жақсы.
• Жұмысқа киюге боладыкиімге сәйкес келетін қарапайым зергерлік бұйымдар, сондай-ақ костюмнің басқа бөлшектері.

Құпиялылық саясаты

Сіз бұл тақырыпты әріптестеріңізбен де, жақындарыңызбен де кеңейтпей, компанияның құпиясын, кез келген транзакцияны сақтай білуіңіз керек. Басқа адамдарға арналған хаттарды оқымаңыз, барлық хабарламаларды делдалсыз және рұқсат етілмеген тұлғаларсыз жеке жіберіңіз. Факс жіберу қажет болса, адресатқа жақын жерде болуы және құжатты немесе хатты жеке қабылдауы үшін алдын ала қоңырау шалыңыз. Жеке өміріңізді жұмысқа араластырмаңыз, өмірдегі қиындықтар туралы айтпаңыз, жұбаныш іздемеңіз немесе әріптестерден көмек сұрамаңыз. Кеңседе жаман көңіл-күйге қарамастан, сабырлылық пен жақсы көңіл-күйді сақтау маңызды. Мемлекеттік қызметкер мен кеңсе қызметкері үшін іскерлік этикеттің осы ережелері қатаң сақталуы керек.

Сіз және сіздің бастығыңыз

Қол астындағы қызметкерлерге арналған іскерлік этикет ережелері менеджерге қашықтағы, таныс емес өтінішті білдіреді. Бастық (бастық) сізден сәл ғана үлкен қыз немесе жас жігіт болса да, «сіз» деп айту керек. Егер сіз менеджердің кеңсесінде болсаңыз және іскер серіктес немесе басқа бастық кірсе, сіз қалсаңыз да, кетсеңіз де, ол сізден кетуді сұрайтынын шешуі керек, немқұрайлы сезінуге ешқандай себеп жоқ. Егер сіздің бастығыңыз сізді бейтаныс адамдардың көзінше қорлайтын болса, оған жақсы жауап бермеңіз. Егер сіз ренжісеңіз, кеңседен секіріп кетпеңіз, тыныштықпен сыртқа шығуға тырысыңыз және тыныштандыратын оңаша жерді табыңыз. ЖоқӘріптестеріңізбен не болғанын талқылаңыз. Сіз менеджермен жұмыстан тыс уақытта оның тілегін сабырмен тыңдап, шағымыңызды айта отырып, мәселені реттей аласыз. Бастық неғұрлым жоғары болса, соғұрлым сіздің рөліңіз қиынырақ, ал кейбір жағдайларда іскерлік этикет ережелерін есте сақтау маңызды. Егер ерекше құрметті адамды мекеменің дәлізімен шығарып салу қажет болса, маңызды қонақты өткізу үшін есіктерді ашып, содан кейін қадамның төрттен бір бөлігін ғана артта қалдырып, оның жанына өту керек. Дәліз бұрылса, сізге әдемі қимылмен бағытты көрсету керек. Дәліз жел соқса, "Сізді серуендеуге рұқсат етіңіз" деп, содан кейін батыл түрде алға қарай жүре аласыз.

Жаман мінез туралы бірнеше сөз

Барлық қызметкерлер үшін бір мағыналы іскерлік этикеттің нормалары мен ережелері бар: басқалардың хаттарын оқымаңыз, ұстамды және сыпайы сөйлесіңіз, әріптестермен достық қарым-қатынаста болыңыз және басшылардан алшақ жүріңіз. Бірақ кейде жұмыста бұл ережелерден ерекшелік жасалады, мысалы, құжатты жоқ басқа қызметкердің үстелінен табу қажет болғанда. Қызметтегі және кеңседегі жалпы мінез-құлық абыройлы, мінсіз әдеппен болуы керек. Сіз өзіңіздің мінез-құлқыңызды, қалай жүруіңізді, сөйлесуіңізді, отыруыңызды үнемі бақылауыңыз керек. Қоғамдық орындарда мұрынға, құлаққа, шашқа немесе дененің басқа бөліктеріне қол тигізу әдепсіз екенін есте сақтаңыз.

Жұмыс орнында ешқашан не істеуге болмайды:

• Шайн, тісіңді жина.
• Қаламдарды, қарындаштарды, қағаздарды немесе шегелерді кеміру.
• Жұмыс орнында дұрыс макияж, маникюр, ерін бояуы - бұл негізгі ережелерхатшыға арналған іскерлік этикет.
• Аузыңды жаппай есіне.
• Аяғыңызды үстелге қойыңыз, аяғыңызды айқастырыңыз

Күнделікті қажет:

• Киімді, шашты, денені таза ұстаңыз, дезодорант қолданыңыз, бірақ парфюмерия емес.
• Ұқыпты орамал алып жүріңіз.
• Тіс саулығыңызды қадағалаңыз.

Бұл ережелер мен тілектер этикеттің таптырмас нормалары болып табылады, олар сізге жақсы, құнды қызметкер ғана емес, сонымен қатар сіз қарым-қатынас жасағыңыз келетін жағымды адам болуға мүмкіндік береді. Сыртқы келбет - басқа адамдарға құрмет көрсетудің ең жақсы тәсілі.

Әріптестермен қарым-қатынаста әдептілік ережелері

Кеңседе алғаш жұмыс істеп, әріптестеріңізбен танысқан кезде сіз ұжымдағы климат пен ортақ жұмыстың нәтижесін анықтайтын қарым-қатынастар құра бастайсыз. Оларды жеңу үшін өзін қалай ұстау керек? Барлығымен достық қарым-қатынаста болыңыз, бірақ бірден бір адамға жақындауға тырыспаңыз, адамдарды жақсырақ тану үшін өзіңізге біраз уақыт беріңіз. Қызметкерлерден жұмыс туралы сұраңыз, бірақ алдымен олармен жеке сөйлеспеңіз. Егер сіз бірінші күннен бастап командаға қосыла алмасаңыз, алаңдамаңыз, бұл жерде ештеңе жоқ. Әріптестеріңізге көмектері үшін алғыс білдіріңіз және іскерлік қарым-қатынас этикетінің ережелерінен шықпауды ұмытпаңыз.

Мысалы:

• әріптестерді әңгімеңізбен ренжітпеңіз және басқа адамдардың әңгімесіне араласпаңыз;
• ғайбат айтпа және өсекке құлақ салма, өзгенің сөзін тыңдамателефон қоңыраулары;
• әріптестермен денсаулық пен дене жұмысына қатысты мәселелерді талқыламаңыз;
• ешбір жағдайда өз пікіріңізді білдіруге немесе таңуға тырыспаңыз;
• бөтеннің көзінше ешкімге ұрыспа, үш рет дұрыс айтсаң да, кенет ашуланшақ - дереу кешірім сұра;
• басқаларға қарағанда бос емес болып көрінбеңіз, кейде әріптестеріңізден шу шығармауды сыпайы түрде сұрауға болады, бірақ оны сыпайы және қоңырау шалмай-ақ орындаңыз;
• өзімшілдік болмаңыз, ресми құлшынысыңызда, басымдылыққа ие болу немесе басшыларға ұнамды болу үшін әріптестеріңізге зиян тигізбеуге тырысыңыз.

Ал кеңсе қызметкері үшін де, мемлекеттік қызметкер үшін де іскерлік этикеттің негізгі ережесі: «әріптестермен және басшылықпен қарым-қатынаста сыпайы, әдепті, сыпайы және толерантты болуыңыз керек, ешқашан өз эмоцияларыңызды білдірмеуіңіз керек.”

Хатшыға арналған телефон этикеті

Компания туралы алғашқы әсерлер көбінесе телефон арқылы жасалады, ал жағымсыз әсерден құтылу қиын. Көбінесе компанияны іскерлікке шақырған кезде іскерлік этикетке немесе қарапайым сыпайылық ережелеріне еш қатысы жоқ жауапты кездестіруге болады. Кейбір қызметкерлер қызметтік телефонға жақсылық жасап жатқандай жауап береді, басқалары компанияның немесе бөлімнің атын айтудың қажеті жоқ деп санайды. Осыдан кейін тез, мейірімді жауап беретін және көмектесуге дайын екендіктерін білдіретін әдепті адамдармен телефон арқылы сөйлесудің қаншалықты жағымды екенін бәрі біледі.

Телефон қоңырауларына әдетте хатшы жауап береді, бірақ ол ғана емес, барлық қызметкерлер телефонмен сөйлескен кезде ұстану маңызды іскерлік қарым-қатынас этикетінің негізгі ережелерін білуі керек.

• Адамдарды жауап күттірмеңіз, бірден телефонды алып, жауап беріңіз. Егер сөйлесе алмасаңыз, қайта қоңырау шалуды сұраңыз, қоңырау шалушыны күтуге мәжбүрлемеңіз. Ал бос орынды толтыру үшін музыканы желіге қосу жаман әдет болып саналады.
• Телефонды алғаннан кейін бірден сәлемдесіп, компанияңыздың атын айтып, өзіңізді таныстырыңыз. Егер сіз үлкен мекемеде жұмыс істесеңіз, қоңырау шалушыға өз жолын табуға көмектесу үшін белгілі бір бөлімді атауыңыз керек.
• Телефон басқа біреуді сұрағанда, ол үшін хабарды қабылдаңыз немесе кейінірек қайта қоңырау шалуды ұсыныңыз.
• Әңгімелесу кезінде өзіңізді бақылауда ұстаңыз және тіпті ең баяу тұтынушылармен де дұрыс әрекет етіңіз. Егер адам шектен шығып жатса, оны тыныштандыруға көмектесіңіз, бірақ қорлауға жауап ретінде телефонды қоя салыңыз.
• Сөйлеуді қадағалаңыз және сөзіңізді таңдаңыз, іскерлік қарым-қатынаста жаргонның мүлдем орынсыз екенін есте сақтаңыз. Ешқашан «иә» немесе «жарайды», тек «иә», «жарайды» немесе «әрине» демаңыз.
• Телефонды иығыңыз бен иегіңіздің арасында емес, қолыңызбен ұстаңыз, микрофонға анық және тікелей сөйлеңіз, өткеннен кейін емес. Және ешқашан ауыз толтырып сөйлемеңіз.
• Қоңырау шалған кезде сәлемдесіп, өзіңізді және өкілдік ететін компанияңызды дереу көрсетіңіз. Әдепті, қысқа және нақты болыңыз.

Келушімен қарым-қатынас жасаудағы іскерлік этикет

Мемлекеттік қызметкерлер мен кеңсе қызметкерлеріқызметкерлер клиенттерді өз кеңсесінде жиі қабылдайды. Мұнда әдептілік өте маңызды, адамдар оларға құрмет көрсететін адаммен сөйлескенді ұнатады. Іскерлік қарым-қатынас пен мінез-құлық этикетінің ережелері барлығында сақталуы керек: келушіні есік алдында қарсы алуда да, оны шешінуге көмектесуде де, оны күттірмеуде де. Егер сіз әлі де күтуіңіз керек болса, кешірім сұраңыз, тіпті бұл кешігуге кінәлі сізде болмаса да, оған шай немесе кофе ұсыныңыз. Адамдарды жылы шыраймен қарсы алыңыз, бейресми қарым-қатынас жасауға тырысыңыз, бірақ ешқашан ештеңе туралы өсек айтпаңыз. Әңгімелесу кезінде қашықтықты сақтаңыз, бірақ дұрыс, сыпайы және шыдамды болыңыз. Келушілерді кеңсе есігіне дейін сіздің қонақтарыңыз сияқты алып жүріңіз.

Іскерлік хаттардағы жақсы үн

Іскерлік хат алмасу этикетінің ережелері хаттың сыртқы түріне де, мазмұнына да, мазмұнына да әсер етеді. Жазбас бұрын, мәселенің мәнін қысқа және нақты көрсетуге көмектесетін жоспар құру керек. Бұл ретте іскерлік хат алмасудың бірнеше міндетті ережелерін ескеру маңызды.

1. Әріп стилі, емлесі және тыныс белгілері бойынша дұрыс жазылуы керек.
2. Ресми хабарламалар әдетте басып шығарылады, бұл адресатқа деген құрметтің белгісі.
3. Әдептілік ережелері бойынша алғыстан басқа хаттардың ешқайсысы жауапсыз қалмауы керек.
4. Хат ұқыпты пішімделуі керек, іскери хаттарды тек ақ А-4 қағазға жазу әдетке айналған.
5. Әрқашан төменгі сол жақта әріптеріңіздің күнін көрсетіңіз және жеке қолтаңбаңызды, тегін жәнебас әріптер.
6. Өтініш бергенде «құрметті(лер)» сөзін, ал «Сен» тұлғалы есімдігін қолданғанда бас әріппен жазу әдетке айналған.

Қорытынды

Кемелдікке еңбекқорлық пен қайталау арқылы жетеді. Әр нәрседе жақсылыққа ұмтылыңыз, іскерлік этикет ережелерін жариялаңыз - ұстау мәнерінде, сөйлеу және қозғалу мәнерінде, бірақ жақсы мінез-құлықтың сыртқы көрінісімен ғана тоқтап қалмаңыз, өз мінезіңіздің кемшіліктерін түзетіңіз, мұқият болыңыз. әріптестерге, төзімділік пен шыдамдылыққа үйреніңіз, өзіңізді емдеңіз және басқа адамдарға бірдей құрметпен қараңыз. Егер сіз ұқыпты жұмыс жасасаңыз, өміріңізді өзгертетін нәтижелерді көп ұзамай байқайсыз.