Протокол деген сөз бәрінің аузында. Кеңсе қызметкерлері оны жиналыстарда үнемі естиді, полиция қызметкерлері оны кәсіби қызметінде пайдаланады, ал мемлекет басшылары мен дипломаттар оның айтқан ережелерін сақтауға мәжбүр. Протокол дегеніміз не? Төменде білеміз.
Хаттаманың мағынасы
Көптеген басқа терминдер сияқты бұл сөздің де бірнеше мағынасы бар. Мұның бәрі қалаған тұжырымдама қолданылатын қызмет саласына байланысты. Сонымен, протокол туралы айту әдеттегідей жиі кездесетін жағдайларды қарастырайық.
Бизнес ортасына келетін болсақ, хаттама болып жатқан оқиғаны сипаттайтын құжат болып табылады (жиналыс, жиналыс, директорлар кеңесі және т.б.).
Ұқсас құжатты жиі жасайтын полицейлер туралы жоғарыда айттық. Бұл жағдайда қылмыс немесе құқық бұзушылық фактісін анықтау болжанады.
Халықаралық форматта хаттама – бұл мемлекеттік қызметкерлердің, сондай-ақ дипломатиялық қайраткерлердің ресми кездесулері кезінде сақталуы тиіс ережелер жиынтығы. Мәселен, басшылардың жиналысының хаттамасы бармемлекеттерде немесе Президентке сапарда.
Алайда, бұл мақалада біз бизнес протоколдар түсінігіне тоқталамыз.
Кездесу хаттамасы
Іскерлік кездесулер бизнес ортасындағы барлық процестердің ажырамас бөлігі болып табылады. Олар белгіленген уақытты ескере отырып және тек кеңседе ресми түрде өтуі мүмкін. Бейресми іскерлік күндер де өте танымал. Екінші жағдайда сіз сөйлесуді хаттамалық растаусыз жасай аласыз. Егер жиналыс ресми болса, онда ол барлық ережелерге сәйкес жазбаша түрде болуы керек.
Хаттаманы хатшы немесе осындай өкілеттігі бар басқа адам жүргізеді. Әңгіменің ағымына ілесу үшін жиналыста талқыланатын мәселелердің дөрекі тізімін анықтауға тырысыңыз. Мәліметтерді жіберіп алмау үшін дыбыс жазу құрылғысы да пайдалы болар еді, себебі хаттама іскерлік оқиғаның өте егжей-тегжейлі сипаттамасы болып табылады.
Қатысушылар мен келмегендердің аты-жөні жазылуы керек. Белгілі бір сөздердің авторын қатесіз көрсету үшін кездесуге келген әрбір адамның орналасқан жеріне қатысты жазбалар жасауға болады.
Әр жиналыстың басында сұрақтардың қаралу реті анықталады, оны сөзбе-сөз жазып қоюды ұмытпаңыз.
Отырыста дауыс беру болса, онда оның нәтижелерін көрсетіңіз (қанша адам «мақұл» және қанша адам «қарсы» дауыс берді). Жиналысқа қатысқандардың саны аз болған жағдайда, сізде дауыс бергендердің барлығының аты-жөні мен тегін белгілеуге мүмкіндігіңіз бар.
Кешіктірмеңізхаттаманы артқы жағына толтыру, себебі осы уақыт ішінде кездесудің егжей-тегжейлерін ұмытып кетуіңіз мүмкін.
Келіссөздер хаттамалары
Келіссөздердің кәдімгі іскерлік кездесуден айырмашылығы, олар әдетте екі тарап үшін де үлкен рөл атқаратын бір немесе бірнеше мәселені талқылайды. Бұл жағдайда хаттама әңгіменің барлық нюанстарын және тараптардың талаптарын жазу мүмкіндігі болып табылады. Қарастырылып отырған мәселе әрқашан бірінші келіссөздерден кейін бірден шешілмейді, сондықтан директорларға немесе басқа қызметкерлерге кездесу туралы уақыт пен толық ақпарат қажет.
Келіссөздер хаттамасы кез келген іскерлік құжат сияқты принцип бойынша ресімделеді.
Сипатталған оқиғаның күнін, құжат нөмірін және тақырыптың толық нұсқасын көрсету қажет. Осыдан кейін кіріспе болады, онда міндетті түрде қатысқандар тізімі және талқылауға арналған негізгі мәселелер көрсетіледі.
Негізгі бөлімде ақпарат әдетте үш бөлікке бөлінеді: «Тыңдадым», «сөйледім», «Шешімді». Хаттаманың толық нұсқасында барлық сөйлеушілердің сөздері сөзбе-сөз келтіріледі. Кейбір жағдайларда хаттаманың белгілі бір бөлігін қайталайтын үзінді де беріледі.
