Жұмыс процесі деп қол қойылған шешімдер мұрағаттық сақтауға алынған сәттен бастап кәсіпорында немесе мекемеде жылжытылатын ережелер түсініледі. Бұл тұжырымдаманың негізі құжатты қабылдау, оны қарау, атқарушы органдарға беру, ресімдеу, куәландыру, ресімдеу, сақтау бойынша ұйымдастыру шаралары болып табылады.
Бұл құжат қозғалысының даналарын және оның осы даналар арқылы қозғалу жылдамдығын ескеретін процесс. Құжат айналымы – бұл әрбір жеке шешімді құжаттаумен, жаңадан түскен құжаттарды сақтаумен, басқару аппаратының ақпараттық қызметімен байланысты болуы тиіс процесс.
Көптеген басқару аппараттарының қызметіндегі кемшіліктердің көптігі құжаттар қозғалысының нашар ұйымдастырылуымен тікелей байланысты. Мысалы, басқарушылық шешім құжатының айналымы процесі үш міндетті компонентті қамтуы керек:
- қабылданатын шешімді ақпараттық қолдау (бұл сенімді ақпаратты қамтиды,шешімнің дұрыстығын растау);
- шешімнің өзін құжаттау (нормативтік құжат);
- орындалуын бақылау (оған ұсынылған жұмысты ұйымдастыру, тапсырманы орындау әдістері, шарттар мен мерзімдердің сақталуы кіреді).
Жоғарыдағы мысалдан көрініп тұрғандай, жұмыс процесі – бұл негізінде әкімшілік шешім шығарылатын ақпарат жинағы; шешімнің өзін дайындау, оның ішінде редакциялау, келісу, бекітуге дейін әзірлеу. Жоғарыда аталған кезеңдердің барлығы құжаттың тек кәсіпорынның құрылымдық бөлімшелері арасында ғана емес, сонымен қатар техниктерден, мамандардан, басшыларға дейін орындаушылар арасында қозғалысын талап етеді. Бұл мысалдан шығатын қорытынды мынадай: құжаттың қозғалу жылдамдығы неғұрлым жоғары болса, оның әрбір нақты кезеңде орындалу сапасы соғұрлым жоғары болса, жалпы кәсіпорынды басқару процесі соғұрлым жақсы болады.
Терминнің өзі әдебиетте 1920 жылдардың басында пайда болды. Содан кейін жұмыс процесі деп жалпы мемлекеттік аппаратты ұтымды құруға бағытталған жұмысты ұйымдастыру, әртүрлі орындаушылар мен қызметтер арасында жауапкершілікті бөлу деп есептелді. 1931 жылы Басқару технологиясы институты іс жүргізуді ұйымдастырудың біркелкі принциптерін реттеуге бірінші әрекет жасады. Құжаттарды қабылдау және тапсыру, ресімдеу ережелері және қол қоюды реттеу ережелері белгіленді. Экономикалық дамудың келесі кезеңдері сияқты тұжырымдаманы заңнамалық реттеу алдыкеңсе жұмысы, мұнда жеке техникалық операцияларға басты назар аударылды. Құжат айналымы бағдарламасы бұл заңнамалық актілерде айтылмаған, дегенмен іс жүзінде барлығы құжаттардың қозғалысын ұйымдастыруға қатысты. 1974 жылдан бастап құжат айналымының бүкіл процесін реттейтін негізгі құжатқа қол қойылды, ол әлі де күшінде.
Бұл заңнама «Мемлекеттік құжаттарды басқарудың бірыңғай жүйесі» деп аталады, оның тармақтары құжаттардың қозғалысын ұйымдастыруға, оларды өңдеудің технологиялық әдістеріне және қолдану ережелеріне арналған. Бұл жинақ негізгі ережені тұжырымдайды: «Құжат айналымы – бұл құжаттың ең қысқа жол бойынша операциялық қозғалысы, оның ішінде ең аз уақыт пен еңбек шығындары». Бекітілген ережені іс жүзінде қолдану арқылы ғана ел халқының тұрмысын жақсартуға, мемлекет экономикасының өсуіне сенуге болады.
Бұл мақсаттарға жету үшін USSD негізіндегі жұмыс процесін енгізу абырой мен ар-ождан мәселесі болатын ақылды, тәртіпті, жауапты басшылар қажет.
